/ Главная / Полезные заметки / Как выбрать подходящий конференц-зал в Москве? /

Как выбрать подходящий конференц-зал в Москве?

При выборе помещения для проведения семинаров и конференций в Москве можно столкнуться с огромным количеством похожих друг на друга предложений. Однако, первое впечатление обманчиво. В каждом варианте есть свои нюансы, которые могут повлиять на успешность мероприятия: состав и комплектация оборудования, системы вентиляции и кондиционирования, качество оборудования и многое другое.

Современный конференц-зал – это высокотехнологичное помещение, способное обеспечить комфорт и эффективное восприятие информации во время встречи. Разберем основные моменты, на которые важно обратить внимание перед тем, как осуществлять бронирование конференц-залов.

Месторасположение и вместимость

Первые и важнейшие аспекты при выборе зала. Нужно учесть: насколько легко до него добраться, будут ли проживать в том же или соседнем отеле иногородние представители, фиксированный состав предполагается или численность может измениться?

Месторасположение должно быть удобным максимальному числу участников события. Оптимальным для эффективного использования времени и укрепления корпоративного духа будет размещение в той же гостинице, где находится конференц-зал. Наличие дополнительных переговорных комнат для работы в малых группах так же важно предусмотреть, если такой формат взаимодействия нужен.

Главное — комфорт

Конференция, как и театр, начинается с вешалки. В данном случае – с безопасности (охрана в целом, контроль входа и выхода), размеров закрытой и охраняемой парковки, сейфов в номерах, если проживание предполагается здесь же. Быстрая регистрация.

Комфортные условия в современном конференц-зале предполагают наличие:

  • удобных рабочих мест (столов или парт с возможностью хранения документов и личных вещей, эргономичных сидений стульев);
  • мощного, настраиваемого кондиционирования, обеспечивающего рабочую атмосферу;
  • надежного интернет-подключения, телефонной связи;
  • качественного проектора и презентационного экрана;
  • управления звуком, изображением, светом (шторы или плотные жалюзи);
  • конференц-связи и оборудованного места для синхронного переводчика, если семинар предполагает связь с коллегами из других городов и стран.

Дополнительно необходимо предусмотреть кулеры или стойки с бутилированной водой, розетки для подзарядки ноутбуков и телефонов, системы «свободные руки» для докладчиков.

Сопутствующие услуги

Качественная проработка перерывов способна существенно повысить результативность основного процесса. Перед бронированием конференц-зала обязательно уточните, предоставляет ли принимающая сторона услуги по организации кофе-брейков, обедов и фуршетов или необходимо обращаться в специализированные кейтеринговые компании.

Вкусная еда и бодрящий кофе всегда повышают настроение и влияют на отзывы об организации события в целом.

Перейти к верхней панели